Category Archives: Интеграция с Outlook

А как же картинки в рассылках?

При всей красоте и мощи многих продуктов CRM всегда найдется, казалось бы, очевидная функция — которой или нет или она сделана так что хочется высказаться с использованием трудно переводимого культурными людьми диалекта. Такое же ощущение вас посетит когда вы не найдете на интерфейсе редактора шаблонов электронной почты функции для вставки изображений.

Поставим себе задачу вставить в шаблон электронного сообщения логотип вашей компании а также изображение продукта со ссылкой на сайт с подробным описанием.

Для этого вам необходимо подготовить HTML страницу с включенными изображениями во внешнем HTML редакторе. При подготовке страницы вам необходимо вставлять в нее ссылки на изображения которые доступны в Интернет (если вы планируете делать рассылку за пределы вашей компании)

После этого вам надо скопировать отображаемое представление вашей HTML страницы будущей рассылки в редактор шаблонов Microsoft Dynamics CRM 2011.

Использование шаблонов электронной почты

При работе в Outlook благодаря интеграции с Microsoft CRM вы можете легко вставлять готовые шаблоны электронной почты из CRM. Шаблоны выполнят необходимую подстановку данных из связанных объектов.

Для подстановки шаблона в письмо надо минимум указать с чем связанно данное письмо. На основании связанного объекта система загрузит доступные для данного типа объекта шаблоны электронной почты.

Настройка шаблонов для различных типов объектов доступна в Параметрах системы.

Два режима отслеживания почты (e-mail tracking)

В Microsoft CRM можно выделить два режима отслеживания почты

  • Полное (автоматическое) отслеживание - все сообщения пользователя отслеживаются автоматически. Из плюсов — вся переписка с клиентом видна в CRM. Из минусов — появляется много информационного мусора, растет нагрузка на базу данных CRM
  • Ручное отслеживание - пользователь в интерфейсе Outlook указывает какие сообщения нужно отслеживать. Из плюсов — только важные информационные сообщения попадают в CRM. Из минусов — все зависит от дисциплины пользователя.

Настройка отслеживания электронной почты может быть выполнена как для всей CRM системы так и индивидуально для каждого пользователя.

Для настройки параметров отслеживания почты для всей CRM системы откройте Параметры\Администрирование\Системные параметры\Электронная почта:

Для настройки индивидуальных параметров интеграции с электронной почтой пользователю необходимо нажать в верхнем левом углу меню Файл, затем выбрать параметры. В личных параметрах выберите закладку Электронная почта.

Специфика удаления записей в Outlook

Если для редактирования записей применяются понятные, симметричные правила — изменил в Outlook, обновилось в CRM; изменил в CRM, синхронизировалось в следующий период синхронизации с Outlook — то при удалении действуют другие правила.

Удаление контактных данных:

  • Удаление в Outlook не приводит к их удалению в CRM.
  • Удаление контактных данных в CRM приведет к удалению данных в Outlook для всех пользователей кроме того кто создал данный контакт (владелец записи).
  • Изменение контактных данных в MS CRM после удаления приведет к тому что они снова появятся в Outlook у пользователя который их ранее у себя удалил

Удаление задач:

  • Удаление не завершенной задачи (встречи в Outlook удалит ее в CRM
  • Удаление задачи(встречи) в Outlook которая отмечена как выполненная (для встречи — дата и время начало наступило или прошло) в CRM не приведет к ее удалению в CRM
  • Удаление не завершенной задачи(встречи) в CRM удалит ее в Outlook
  • Удаление завершенной задачи(встречи) в CRM не удалит ее в Outlook

Удаление встреч (во многом похоже на задачи):

  • Удаление не завершенной  встречи в Outlook удалит ее в CRM только если ее удалял в Outlook владелец встречи.
  • Удаление встречи в Outlook которая отмечена как выполненная в CRM не приведет к ее удалению в CRM
  • Удаление не завершенной встречи в CRM удалит ее в Outlook если начало встречи в будущем (время начало встречи не наступило)
  • Удаление завершенной встречи в CRM не удалит ее в Outlook


Есть ли интеграция с Outlook Web Access?

Нет, интеграции с Outlook Web Acccess в Microsoft CRM 2011 нет.

Если вы используете почтовый клиент в Web интерфейсе — вы также можете использовать в отдельной вкладке (или окне) браузера Web интерфейс Microsoft CRM 2011.

К сожалению — таким образом вы теряете возможность находясь исключительно в Web среде связать ваши письма и встречи в Outlook с CRM.

Напоминания в CRM

Напоминания по активностям (задачам и встречам) в CRM работают исключительно через функционал Microsoft Outlook — при создании активности в CRM она синхронизирует ее с Outlook и в нем устанавливаются напоминания. Соответственно настроить свои напоминания можно только в Outlook. Если вы не открываете Outlook клиент и работаете исключительно в Web интерфейсе CRM — вы не увидите напоминания.

Ограничения оффлайнового клиента MS CRM

При оффлайновой работе действуют ряд ограничений:

  • Вы не можете импортировать данные
  • Поиск дубликатов не работает
  • Правила процессов не работают — они применяться к созданным и измененными вами записями когда вы подключитесь к серверу
  • Асинхронные расширения не работают — возможно создание их версий для работы в оффлайне
  • Вы не получаете доступ к центру ресурсов и календарю сервисов
  • Вы не можете изменять базу знаний — откровенно жаль, так как в оффлайне как раз может быть время для пополнения базы знаний
  • При этом вам не доступна настройка и администрирование системы

И, конечно же, следите за доступным местом на диске. При переходе в оффлайн на вашу машину копируется часть базы данных MS CRM. Если вы не ограничите объем копируемых данных фильтрами — вам надо запастись местом для хранения.