Category Archives: Администратору

Стали доступные новые экзамены по Microsoft CRM

 

Microsoft Dynamics CRM 2011 List Component для SharePoint 2010

Компонента позволяет более удобно отображать документы в интерфейсе CRM (без включения лишних элементов дизайна SharePoint), автоматически создавать папки .

Для загрузки компоненты - http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=5283

Подробная инструкция по инсталляции компоненты - http://crmscape.blogspot.com/2010/09/ms-crm-2011-sharepoint-list-component.html

С какими версиями SharePoint работает Microsoft Dynamics CRM 2011?

Microsoft Dynamics CRM 2011 работает со следующими версиями Microsoft SharePoint:

  • Microsoft SharePoint 2010 — все редакции. Включая бесплатный Foundation!
  • Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007

Плюсы и минусы хранения документов CRM на SharePoint

Выбор варианта хранения документов — в виде прикрепленных файлов к объектам или в SharePoint — на самом деле не такой однозначный.

Кроме описанных ниже плюсов и минусов вам прежде надо дать ответ на следующие вопросы по хранению и работе с документами в рамках процессов CRM:

  • Критична ли для вас простая синхронизация файлов с Outlook?
  • Установлен ли у пользователей Microsoft SharePoint Workspaces 2010?
  • Есть ли у вас готовая инфраструктура для Microsoft SharePoint 2010?
  • Как много документов вы будете хранить по отношению к записям?
  • Какой средний размер документов? — Обратите внимание на то что если вы хотите хранить много сканкопий документов — возможно это сильно утяжелит синхронизацию.
  • Будете ли вы включать RBS на базу данных CRM?
  • Есть ли у вас в организации решение по управлению документами? Если это решение не на платформе Microsoft SharePoint 2010 — возможно вам сразу надо задуматься об интеграции

Плюсы хранения документов Microsoft Dynamics CRM 2011 на Microsoft SharePoint 2010:

  • Удобное редактирование документов
  • Контроль версий
  • Расположены в отдельной базе — разделение нагрузки на хранение
  • Если на SharePoint у вас уже работает контур управления документами — вы легко можете интегрировать работу с документами в него из CRM
  • Полнотекстовый поиск по документам — Word, Excel, PDF
  • Уведомления об изменении файлов
  • Публикация финальных версий файлов
  • Утверждение финальных версий файлов

Минусы хранения документов CRM на SharePoint:

  • Вы не сможете взять документы в offline в Outlook автоматически — но вы можете настроить отдельный инструмент Microsoft SharePoint Workspaces 2010
  • Пользователей надо дополнительно научить еще одной системе — в принципе это небольшой набор операций. Если у вас уже внедрен SharePoint — то минус практически полностью снимается
  • Отдельная настройка правил доступа к документам. Права настроенные в CRM к документам
  • Усложняется процедура архивирования (backup)

Работа с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011

Для  работы с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011 существует два подхода

  • Хранить документа как вложенные файлы к записям (attach)

  • Хранить документы на интегрированном с Microsoft Dynamics CRM 2011 сервере Sharepoint 2010

После подключения библиотеки документов или отдельной папки в библиотеке документов вы сможете работать с документами из интерфейса CRM формы

Первый вариант работы с файлами — вложение файла — наиболее простой. Однако он не может полностью обеспечивать цикл работы с информацией — редактирование, контроль версий. В случае активной работы с документами и другой информацией в виде файлов связанных с CRM объектами следует использовать второй вариант работы с документами — интеграцию CRM с SharePoint 2010. При использовании SharePoint в качестве хранилища документов удобный интерфейс в Microsoft Dynamics CRM 2011 позволяет пользователю быстро добавлять и изменять документы, связанные с записью. При включении контроля версий в библиотеке документов на SharePoint вы сможете не просто редактировать файлы на сервере но и отслеживать всю историю изменений, сравнивать версии Word файлов.

Для общих настроек работы с документами в CRM посредством CRM — перейдите в раздел Параметры\Управление документами

Массовое удаление

Если вам необходимо периодически очищать старые данные из CRM или удалять записи неудачного импорта — вы можете вместо поштучного удаления воспользоваться функцией массового удаления записей.

Перейти к массовому удалению вы можете двумя способами:

  • Кнопка массового удаления записей находится в выпадающем меню на ленте

  • Настройки массовых удалений в Параметры\Управление данными

В форме настроек массового удаление вам необходимо задать критерии отбора записей к удалению.

Далее вы указываете время запуска операции по удалению пакета данных. Если вы планируете периодически повторять удаление — вы можете настроить период повторения операции массового (пакетного) удаления записей.

 

Особенности импорта данных

Я хочу обратить ваше внимание на несколько особенных характеристик импорта данных:

  • Вы можете подавать на импорт пакет Excel файлов в zip архиве. Все файлы в zip архиве должны быть одного типа.
  • Файл импорта не должен быть более 8 мегабайт
  • Желательно иметь подготовленную структуру на основе шаблонов которые генерирует сам Microsoft CRM
  • Вы можете в процессе импорта создавать новые поля в CRM. Для создания доступны все типы полей кроме полей с типом lookup, currency, floating, несколько строк текста. Рекомендуется все таки сначала продумать структуру данных и при необходимости внести коррективы в структуру сущностей CRM до импорта

Общий доступ — гибкая настройка доступа к данным

При настройке системы безопасности в CRM — создании ролей с различными разрешениями — вам все равно не получится отразить все возможные ситуации и нюансы доступа. При создании ролей вы не сможете указать какие конкретно записи из все множества записей может видеть пользователь а какие нет.

Например, вам необходимо дать доступ инженеру поддержки к детальной информации по проекту клиента. По умолчанию инженер не может видеть информации по всем проектам и клиентам компании. Но по проектам где его включили в команду — должен. В Microsoft Dynamics CRM это легко делается с помощью общего доступа (Sharing records). В нашем случае менеджер проекта который ведет работу с компанией должен зайти на запись компании и предоставить доступ инженеру:

При предоставлении Общего доступа к сущности вы автоматически даете доступ ко всем дочерним элементам данной сущности. Например, если вы дали общий доступ к организации на чтение то вы также автоматически выдали право на чтение всех связанных с данной организацией дочерних элементов (задач, звонков). Данное правило действует только в том случае если пользователь имеет право на уровне пользовательского доступа (Пользователь)  к дочернему типу сущностей.

Следует отметить что для того чтобы пользователь мог дать права доступа на работу с определенной сущностью должны быть выполнены два момента:

  • У пользователя есть право на выдачу доступа для данной сущности
  • Пользователь может выдать доступ по уровню прав не выше чем есть у него. Если у пользователя нет права на удаление данной сущности то он и не сможет выдать через Общий доступ другому пользователю такое право

Защита уровня поля

Кроме определения прав доступа на сущности и специальные функции системы вы можете определить права доступа на уровне отдельных полей сущностей (Field Level Security). Этот механизм позволяет вам определить для нескольких ролей право на редактирование сущностей — но при этом защитить ряд полей не только от редактирования но и от просмотра.

При закрытии доступа определенной роли на чтение для поля — пользователь с данной ролью при открытии формы увидит поле — но его содержимое будет заблокировано(звездочки) Несмотря на то что вы укажете какие поля в рамках определенной роли пользователь не может видеть — я также рекомендую создать для данной роли специальную редакцию формы. Это даст возможность полностью убрать присутствие данного поля с формы. Для включения защиты уровня поля вам необходимо перейти в настройки поля сущности и включить для поля защиту. После того как включена безопасность уровня поля все пользователи (кроме администратора) теряют доступ к этому полю. Для того чтобы определенные роли опять получили доступ к данному полю — вам необходимо непосредственно дать им доступ к этому полю. Для дальнейшей настройки доступа к защищенным полям перейдите к настройками профилей безопасности полей. Далее необходимо создать профиль безопасности.

Роли и подразделения

При создании роли вы можете указать Подразделение в рамках которого создается роль. При создании роли в подразделении она автоматически копируется во все нижестоящие подразделения. Редактировать при этом вы сможете только роль на самом высоком уроне подразделения -там где вы ее создали.

Чтобы посмотреть роли определенные в рамках подразделения вам необходимо выбрать подразделение над списком ролей.