Tag Archives: Sharepoint

Опубликован кейс одного из крупнейших проектов внедрения SharePoint

Я очень рад и горжусь тем что принимал активное участие в программе по разработке и внедрению корпоративного SharePoint портала и сервисов в ДТЭК. По результатам проекта опубликован кейс на сайте Microsoft.

http://www.microsoft.com/casestudies/Microsoft-Sharepoint-Designer-2010/DTEK/Ukraine-Energy-Firm-Puts-Documents-and-Workflows-in-Single-Portal-for-Faster-Access/4000010797

 

С какими версиями SharePoint работает Microsoft Dynamics CRM 2011?

Microsoft Dynamics CRM 2011 работает со следующими версиями Microsoft SharePoint:

  • Microsoft SharePoint 2010 — все редакции. Включая бесплатный Foundation!
  • Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007

Плюсы и минусы хранения документов CRM на SharePoint

Выбор варианта хранения документов — в виде прикрепленных файлов к объектам или в SharePoint — на самом деле не такой однозначный.

Кроме описанных ниже плюсов и минусов вам прежде надо дать ответ на следующие вопросы по хранению и работе с документами в рамках процессов CRM:

  • Критична ли для вас простая синхронизация файлов с Outlook?
  • Установлен ли у пользователей Microsoft SharePoint Workspaces 2010?
  • Есть ли у вас готовая инфраструктура для Microsoft SharePoint 2010?
  • Как много документов вы будете хранить по отношению к записям?
  • Какой средний размер документов? — Обратите внимание на то что если вы хотите хранить много сканкопий документов — возможно это сильно утяжелит синхронизацию.
  • Будете ли вы включать RBS на базу данных CRM?
  • Есть ли у вас в организации решение по управлению документами? Если это решение не на платформе Microsoft SharePoint 2010 — возможно вам сразу надо задуматься об интеграции

Плюсы хранения документов Microsoft Dynamics CRM 2011 на Microsoft SharePoint 2010:

  • Удобное редактирование документов
  • Контроль версий
  • Расположены в отдельной базе — разделение нагрузки на хранение
  • Если на SharePoint у вас уже работает контур управления документами — вы легко можете интегрировать работу с документами в него из CRM
  • Полнотекстовый поиск по документам — Word, Excel, PDF
  • Уведомления об изменении файлов
  • Публикация финальных версий файлов
  • Утверждение финальных версий файлов

Минусы хранения документов CRM на SharePoint:

  • Вы не сможете взять документы в offline в Outlook автоматически — но вы можете настроить отдельный инструмент Microsoft SharePoint Workspaces 2010
  • Пользователей надо дополнительно научить еще одной системе — в принципе это небольшой набор операций. Если у вас уже внедрен SharePoint — то минус практически полностью снимается
  • Отдельная настройка правил доступа к документам. Права настроенные в CRM к документам
  • Усложняется процедура архивирования (backup)

Работа с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011

Для  работы с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011 существует два подхода

  • Хранить документа как вложенные файлы к записям (attach)

  • Хранить документы на интегрированном с Microsoft Dynamics CRM 2011 сервере Sharepoint 2010

После подключения библиотеки документов или отдельной папки в библиотеке документов вы сможете работать с документами из интерфейса CRM формы

Первый вариант работы с файлами — вложение файла — наиболее простой. Однако он не может полностью обеспечивать цикл работы с информацией — редактирование, контроль версий. В случае активной работы с документами и другой информацией в виде файлов связанных с CRM объектами следует использовать второй вариант работы с документами — интеграцию CRM с SharePoint 2010. При использовании SharePoint в качестве хранилища документов удобный интерфейс в Microsoft Dynamics CRM 2011 позволяет пользователю быстро добавлять и изменять документы, связанные с записью. При включении контроля версий в библиотеке документов на SharePoint вы сможете не просто редактировать файлы на сервере но и отслеживать всю историю изменений, сравнивать версии Word файлов.

Для общих настроек работы с документами в CRM посредством CRM — перейдите в раздел Параметры\Управление документами